- Bản vẽ đã ký và bảng chất liệu phải là phụ lục có số hiệu, được hợp đồng dẫn chiếu tới.
- Phát sinh cần một quy trình viết sẵn: ai đề nghị, báo giá trước hay sau, xác nhận bằng hình thức nào.
- Bảo hành nên ghi phạm vi theo từng hạng mục trước, rồi mới tới thời hạn; phạm vi mới là phần hay bị bỏ trống.
Đóng nội thất theo số đo là mua một thứ chưa tồn tại. Bạn trả tiền trước cho một món đồ sẽ được làm ra trong vài tuần tới, theo mô tả trên giấy. Hợp đồng vì vậy không phải thủ tục, nó là bản mô tả duy nhất mà cả hai bên cùng đồng ý.
Bài này liệt kê những mục nên có trong loại hợp đồng đó. Đây là kiến thức chung của nghề, không phải mẫu hợp đồng của một đơn vị cụ thể, và không thay thế được ý kiến của người có chuyên môn pháp lý khi giá trị hợp đồng lớn.
Hợp đồng là bản dịch của bản vẽ
Một sai lầm thường gặp là coi hợp đồng và bản vẽ là hai việc tách rời: bản vẽ để xem, hợp đồng để ký. Thực tế hợp đồng chỉ có nghĩa khi nó dẫn chiếu chính xác tới bản vẽ và bảng chất liệu.
Cách làm đúng là đính kèm bản vẽ đã ký duyệt và bảng chất liệu như phụ lục, mỗi phụ lục có số hiệu và ngày, rồi trong hợp đồng ghi rõ chúng là bộ phận không tách rời. Khi đó câu “thi công theo bản vẽ” mới có địa chỉ cụ thể để trỏ tới.
Mười mục nên có
| Mục | Cần ghi tới mức nào |
|---|---|
| Thông tin hai bên | Tên pháp nhân đầy đủ, mã số thuế, địa chỉ, người đại diện. Không chỉ tên thương hiệu |
| Danh mục hạng mục | Từng món, kích thước phủ bì, số lượng, mã trùng với bản vẽ |
| Vật liệu | Dẫn chiếu bảng chất liệu theo số hiệu, không mô tả lại bằng một câu |
| Phụ lục bản vẽ | Số hiệu và ngày của bộ bản vẽ được ký duyệt |
| Giá trị hợp đồng | Đã gồm hay chưa gồm thuế, vận chuyển, lắp đặt, tháo dỡ đồ cũ, vệ sinh sau lắp |
| Tiến độ thanh toán | Số đợt, tỷ lệ mỗi đợt, và mốc công việc tương ứng với mỗi đợt |
| Tiến độ thi công | Mốc bắt đầu tính từ sự kiện nào, và những điều kiện làm dừng đồng hồ |
| Điều kiện mặt bằng | Bên nào chuẩn bị gì, có điện nước không, giờ được thi công, phí thang máy |
| Phát sinh và thay đổi | Quy trình đề nghị, báo giá, xác nhận; và hình thức xác nhận nào có giá trị |
| Nghiệm thu và bảo hành | Cách nghiệm thu, mẫu biên bản, phạm vi và thời hạn bảo hành theo hạng mục |
Phát sinh: chỗ hay tranh cãi nhất
Phần lớn tranh chấp trong đóng nội thất không nằm ở chất lượng mà ở phát sinh: một chi tiết được thêm giữa chừng, không ai báo giá, và tới lúc thanh toán thì hai bên nhớ khác nhau.
Cách phòng là viết sẵn quy trình, đại khái theo trình tự này:
- Bên nào cũng có quyền đề nghị thay đổi, nhưng phải đề nghị bằng văn bản hoặc tin nhắn có lưu.
- Bên thi công báo giá phần thay đổi và nêu ảnh hưởng tới tiến độ, trước khi làm.
- Bạn xác nhận đồng ý, cũng bằng hình thức lưu được.
- Chỉ sau khi có xác nhận thì phần việc đó mới được thực hiện và mới được tính tiền.
Hợp đồng nên nói rõ hình thức nào được coi là xác nhận hợp lệ. Nếu chấp nhận tin nhắn, hãy ghi vào hợp đồng số điện thoại hoặc tài khoản dùng để trao đổi, để sau này không phải tranh luận xem ai đã nhắn.
Bảo hành: ghi phạm vi trước, ghi thời hạn sau
Câu hỏi hay được đặt ra đầu tiên là bảo hành bao lâu. Nhưng thời hạn mà không có phạm vi thì gần như vô nghĩa, còn phạm vi rõ ràng thì tự nó đã giải quyết hầu hết tình huống.
Phạm vi nên nói được ba điều:
- Hạng mục nào được bảo hành và ở mức nào. Kết cấu thùng tủ, bề mặt, phụ kiện cơ khí và phần điện thường có chế độ khác nhau, vì tuổi thọ tự nhiên của chúng khác nhau.
- Bảo hành gồm những gì. Chỉ sửa, hay thay thế; có gồm công tháo lắp và vận chuyển không.
- Trường hợp nào không thuộc bảo hành. Thường là hư hỏng do va đập, do ngấm nước từ nguồn khác, do tự ý sửa chữa hoặc di dời. Ghi ra trước thì không ai bất ngờ.
Thời hạn cụ thể là con số mỗi đơn vị tự công bố. Việc của bạn là yêu cầu nó được ghi thành số trong hợp đồng, theo từng nhóm hạng mục, chứ không nằm ở lời nói.
Thanh toán theo mốc công việc
Tiến độ thanh toán nên gắn với sự kiện quan sát được, không gắn với thời gian trôi qua. Cách chia thường gặp là gắn các đợt với việc ký bản vẽ, việc tập kết hàng tới công trình, và việc ký biên bản nghiệm thu.
Hai điểm đáng chú ý:
- Nên giữ lại một phần cuối cùng cho tới khi nghiệm thu xong và các lỗi đã được khắc phục. Đây là công cụ thực tế nhất để phần sửa lỗi được làm nhanh. Tỷ lệ giữ lại là thoả thuận giữa hai bên.
- Ghi rõ chuyển khoản vào tài khoản nào. Tài khoản đứng tên pháp nhân trong hợp đồng, và ghi luôn số tài khoản đó vào hợp đồng. Đây cũng là cách phòng lừa đảo mạo danh khi có người nhắn tin đổi số tài khoản vào phút chót.
Cuối cùng, giữ lại toàn bộ: hợp đồng có chữ ký, các phụ lục, chứng từ thanh toán, và biên bản nghiệm thu. Bộ hồ sơ này là thứ duy nhất còn giá trị khi cần bảo hành sau vài năm.
